Journal #2 : l’Assemblée Générale

Vendredi 29 janvier dernier avait lieu à Villedieu-les-Poêles l’assemblée générale annuelle de l’association R.O.C. en Baie, organisatrice du festival Papillons de Nuit. Découvrez ce qu’il s’y est dit…

Une AG ?

Le terme “AG” vous est sûrement familier ! C’est par ce petit nom qu’associations et bénévoles désignent la fameuse Assemblée Générale. Ce rassemblement est obligatoire pour les associations de loi 1901, mais sa fréquence varie en fonction des statuts de chacun : à P2N, l’AG est annuelle.
Lorsque vous participez au festival Papillons de Nuit en tant que bénévole, vous adhérez à l’association R.O.C. en Baie, notamment par le paiement de votre cotisation annuelle. A ce titre, vous êtes invité à l’AG de l’année : c’est le droit de tout adhérent.
Cette année, sur les 1 300 bénévoles invités, 750 ont répondu présent ! Le quorum, soit le nombre de votants minimal pour valider les délibérations, était ainsi respecté.

Que s’y passe-t-il ?

Notre AG permet de faire le bilan de l’association pour l’année écoulée et de préparer la prochaine édition du festival. Elle est animée par Patrice, président de l’association, et s’articule autour des points suivants :

• le bilan de l’édition 2015 : outre le bilan chiffré des entrées, nous sommes revenus sur les principales innovations avec la mise en oeuvre du paiement dématérialisé P2N Pay&Play et la création de l’équipe Eco-Papillons.
• les projets 2016 : car Papillons de Nuit évolue constamment, nous avons aussi des projets en tête pour le festival ! On ne peut pas tout vous dévoiler ici, mais vous connaissez déjà le Club P2N, création 2016
• l’affiche 2016 : pourquoi un brocoli, un maïs, des raisins et des fleurs sur l’affiche du festival ? qui sont les artistes déjà annoncés ? voici les réponses données à ce moment de la soirée
• les bilans financiers : c’est l’instant crucial de l’AG ! Le cabinet comptable de l’association et le commissaire aux comptes présentent aux adhérents les bilans financiers : quelle est la santé économique de l’association ? toutes les obligations légales sont-elles respectées ? comment sont gérés les différents flux d’argent ? A la fin de leur présentation, ces deux bilans financiers sont soumis au vote des adhérents pour validation et adoption par l’association
• les inscriptions bénévoles : chaque année, les modalités d’inscription pour les bénévoles évoluent légèrement car certains postes peuvent être modifiés. Isabelle, membre du bureau et responsable de la gestion des bénévoles, a donc pris la parole pour présenter les changements et ensuite les fiches d’inscription ont été distribuées pour la prochaine édition
• les élections : les membres du Conseil d’administration de l’association sont soumis à la règle du tiers sortant, c’est-à-dire qu’ils sont élus pour trois ans et chaque année un tiers des mandats est soumis à renouvellement par vote. C’est également au cours de cette élection que de nouveaux membres peuvent être élus, comme cela a été le cas cette année (bravo Christophe !).
• questions diverses : en fin d’AG, le micro se promène dans la salle pour que les adhérents puissent poser toutes sortes de questions à l’association et aux responsables du festival

Comme vous le voyez, être bénévole au festival vous donne des droits sur l’association et une lisibilité sur sa gestion. C’est aussi un exercice de démocratie du quotidien 🙂

Et ensuite ?

Ensuite, on profite de se retrouver tous ensemble ! Bilans et votes rangés, on sort les couverts : après l’AG, c’est le temps de la convivialité.
Pendant le festival, il est souvent difficile pour les bénévoles de prendre le temps d’échanger car c’est plutôt la course pour vous accueillir, chers amis festivaliers. Donc on profite de l’AG pour prendre le temps, autour d’un repas offert par l’association, pour se rencontrer ou se retrouver, pour échanger avec les différents responsables etc. Il n’y a pas mieux que de longues tablées pour renforcer l’esprit d’équipe ! Petit bonus, chaque adhérent repart avec son gobelet P2N offert, pour sa collec’

Et c’est comme un seul homme que les forces vives de P2N ont festoyé toute la soirée…