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Love P2N

Papillons de Nuit

Ceux qui font le festival #8 : la gestion des bénévoles

Nombre d’entre vous savent que Papillons de Nuit est organisé par une association. Mais savez-vous qui sont celles et ceux qui composent R.O.C. en Baie ? Ils sont 27 administrateurs et 3 salariés répartis dans différentes commissions (restauration, programmation, communication, sécurité…) et oeuvrent toute l’année pour faire de P2N l’événement inoubliable que vous connaissez tous. 

Le moment est venu de valoriser ces bénévoles passionnés, ces personnes qui donnent de leur temps, sans compter, pour que vous puissiez vivre 3 jours formidables. Ils s’appellent Christophe, Sylvain, Nicolas, Sophie, Clarisse, Fanny, ils ont 30, 40, 50 ans, ils sont agriculteurs, instituteurs, retraités et ils seront tous mis à l’honneur. Plusieurs fois par semaine, vous retrouverez une interview avec les différentes commissions du festival et les bénévoles qui les composent. 

Gérer 1 400 bénévoles, c’est le travail de toute une année ! Isabelle, Bernard et Valérie nous expliquent comment s’occuper de tout ce petit monde ainsi que l’importance indéniable des bénévoles pour Papillons de Nuit !

Comment s’organise la gestion des bénévoles sur l’année ?

Isabelle : Tout commence à l’AG fin janvier : on lance les inscriptions qui durent 1 mois et demi. Au sein de l’association un bénévole a développé un logiciel nous permettant de faire des plannings (environ 80 pour les 3 jours). Une fois les inscriptions closes, le logiciel ventile les personnes au poste demandé (à 80 % dans leur premier choix) et les autres sont retravaillés à la main, le but est de satisfaire le plus de monde. Ça demande plus d’un mois et demi de travail.
Depuis 3 ans, on organise une journée bénévole, 1 mois avant le festival : le but est de recréer du lien, de présenter les différents postes que l’on peut trouver sur les plannings. On essaye aussi de faire des animations : prévention, animations par les pompiers, visite du site. On est environ 200 sur la journée bénévole.
La remise des badges (avec marinière, plannings et autre documentation) se fait une semaine auparavant. Environ 1 000 bénévoles récupèrent leur badge avant. Pour les autres, ils récupèrent tout pendant le festival, à l’accueil.

® Amandine Vignal

Il y a combien de bénévoles pendant le festival ?

Isabelle : Il y a 1 400 bénévoles pendant les 3 jours. Pendant le mois qui précède le festival, c’est une équipe de 30 à 40 personnes qui s’activent quotidiennement. On a également une équipe 6 à 8 bricoleurs qui travaillent au bâtiment de stockage du festival (à Saint-Laurent).
On est partis d’une centaine de bénévoles à la première édition du festival pour arriver à 1 400 aujourd’hui !
Pendant le festival, il y a une quarantaine de responsables bénévoles, 30 métiers différents (accueil, buvette, restauration, entrée, circulation, camping….). Les bénévoles travaillent entre 4 à 6h par jour.

Pourquoi les bénévoles sont important pour le festival ?

Bernard : Sans eux il n’y a pas de festival. C’est très important de les considérer pour ce qu’ils sont, car ils sont indispensables au fonctionnement du festival, quel que soit leur poste. Au début il n’y en avait qu’une centaine, maintenant ils sont 1400. Un nombre grandissant qui a fait que le rapport avec les bénévoles a évolué : il a fallu structurer les postes, les tâches de chacun. Au début on faisait tout, on allait partout, on faisait plein de postes différents.

Isabelle : C’est primordial ! Sans eux on ne peut rien faire, que ce soit avant, pendant ou après le festival. Une grosse majorité des bénévoles, environ 80 %, sont des locaux, (+/- 20 km). Ils nous sont fidèles et ils nous permettent d’avoir une ambiance chaleureuse, simple et conviviale. Sur les 1 400 bénévoles, il y a 300 nouveaux chaque année. Ils sont très fidèles !

Valérie : Ils sont là pour nous aider à la réussite de la manifestation, pour que tout se passe bien !

Vous faites quoi pendant le festival ?

Bernard : Je commence à 7h. On reçoit les viennoiseries et le pain et on prépare les petits déjeuners. On prépare pour les techniciens, pour les jeunes de l’école hôtelière (qui s’occupent du catering artiste). L’équipe qui s’occupe du petit déjeuner sur le camping viennent aussi se ravitailler chez nous. À 11h on commence le service de la bière 😉 Il y a 30 fûts de bière qui y passent pendant trois jours, ça fait 900 litres ! Et on enchaîne avec les cafés du déjeuner. À partir de 14h30 c’est un flux plus calme de bénévoles qui se préparent avant leur prise de poste. On offre aussi des petits encas, des bonbons, des chocolats aux bénévoles. Le soir, je travaille jusqu’à la fermeture, à 3h.
On est une équipe d’une vingtaine de bénévoles sur le week-end et on est tout le temps entre 6 et 8. Dans la matinée c’est là qu’il y a le plus de boulot, pour approvisionner, pour nettoyer. Si on est beaucoup c’est pour faire des roulements pour les repas. Il faut toujours être 3 ou 4. J’ai beaucoup de jeunes dans mon équipe et je m’arrange pour qu’ils voient au moins un concert. Je suis conciliant. À la différence des autres services, je n’ai pas de tranches horaires, j’ai une équipe qui vient le matin et une autre en fin d’après-midi. Il y a toujours des nouveaux bénévoles chaque année. 

Isabelle : Je commence à 8h30 jusqu’à 3h du matin. Le matin je récupère les plannings de la veille, je regarde s’il y a des désistements, je modifie les plannings et je les donne à chaque responsable pour la journée. Je m’occupe également de la distribution des badges et du paquetage aux bénévoles qui n’ont pas pu les récupérer avant, Il faut aussi accueillir les prestataires (environ 800 personnes, on leur donne des badges, on leur met les bracelets). Je gère aussi les objets trouvés ou perdus. Je m’occupe d’une équipe de 5 personnes à l’accueil. On vend également des billets s’ il en reste, on renseigne le public extérieur, on s’occupe de l’accueil des invités d’artistes. Je reste à l’écoute des bénévoles, je gère les imprévus…L’accueil est aussi le point de rdv des parents qui viennent récupérer leurs ados, c’est un point de chute qui est rassurant. 

Valérie : On est là pour renseigner les bénévoles et les festivaliers, c’est important. 

Comment a été créé L’Espace Détente (plus communément appelé “La Tente à Bernard” ?) 

Bernard : Dans un premier temps c’était pour fluidifier l’espace repas et pour libérer les places à table en proposant d’aller prendre le café dans une tente à l’extérieur. Très vite on a commencé à faire les petits déjeuners (surtout auprès des techniciens et des équipes des artistes). Maintenant l’espace est ouvert toute la journée, de 7h à 4h du matin. C’est pour boire un coup, pour être ensemble. On a eu un espace maquillage dans la tente, des expos, et depuis quelques années on propose des massages. Les massages sont réalisés par les élèves de l’école de kiné d’Alençon. Les gens apprécient de se faire masser pendant le festival ! C’est un point de rencontre pour tous les bénévoles ! 

® David Wooldridge

L’âge moyen du bénévole P2N ? Le plus vieux bénévole ? 

Isabelle : Le plus vieux bénévole a 92 ans ! L’âge moyen du bénévole est de 44 ans.

C’est quoi l’esprit P2N ?

Bernard : C’est la convivialité, l’entraide, le partage ! 

Isabelle : La convivialité, l’esprit de famille, on se prend pas la tête ! 

Valérie : L’esprit familial, la rencontre, la bonne humeur ! 

® Aurèle Bossan

* Isabelle a 53 ans. Bénévole à l’origine de la création du festival, elle est salariée de l’association depuis 3 ans ½. Elle s’occupe de la gestion des bénévoles et prestataires depuis 2001.
* Bernard a 73 ans et est retraité. Bénévole depuis 2002, il s’occupait au départ de la restauration avec de prendre la gestion de l’espace détente.
* Valérie a 43 ans et est assistante de vie. Elle est bénévole depuis 18 ans. 

 

 

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