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Ceux qui font le festival #1 : les loges et l'accueil artistes 🤩

Nombre d’entre vous savent que Papillons de Nuit est organisé par une association. Mais savez-vous qui sont celles et ceux qui composent R.O.C. en Baie ? Ils sont 27 administrateurs et 3 salariés répartis dans différentes commissions (restauration, programmation, communication, sécurité…) et oeuvrent toute l’année pour faire de P2N l’événement inoubliable que vous connaissez tous. 

Le moment est venu de valoriser ces bénévoles passionnés, ces personnes qui donnent de leur temps, sans compter, pour que vous puissiez vivre 3 jours formidables. Ils s’appellent Christophe, Sylvain, Nicolas, Sophie, Clarisse, Fanny, ils ont 30, 40, 50 ans, ils sont agriculteurs, instituteurs, retraités et ils seront tous mis à l’honneur. Plusieurs fois par semaine, vous retrouverez une interview avec les différentes commissions du festival et les bénévoles qui les composent. 

Pour commencer, la lumière est mise sur Sophie, responsable des loges, et Robin, responsable de l’accueil des artistes. 

C’est quoi tes missions en tant que responsable des loges ?

Sophie* : Améliorer l’accueil en lui-même d’année en année. L’objectif est de rendre celui-ci le plus professionnel possible. Il faut que les artistes soient à l’aise et que tout soit prévu à l’avance.
Un mois avant le festival on reçoit les riders (document que l’artiste ou son entourage doit fournir avant un concert à la salle de spectacle / festival où il va se produire et qui reprend toutes les exigences à satisfaire avant, pendant et après le concert). C’est à moi de faire des récaps de ces riders et de chercher tous les éléments demandés, de faire les commandes.
C’est aussi intéressant de visiter d’autres sites de festivals pour s’inspirer et voir comment eux organisent leurs loges.

Ça consiste en quoi l’accueil artistes ?

Robin* : Je commence assez tard, à la réception des riders, un mois avant l’exploitation. Je relis tous les riders et j’appelle les régisseurs des artistes pour négocier les éléments liés à l’accueil des équipes (hébergement, transport, repas, loges…). Avec Sophie nous travaillons sur les améliorations que nous pouvons apporter sur l’accueil des artistes. Je m’implique dans le catering en travaillant les menus, je repense le dispatch des loges, des espaces de loisirs communs. C’est important de chercher toujours l’innovation.
Sur l’annĂ©e et pendant le festival je suis en lien avec beaucoup de pĂ´les : la production, la technique, la communication & la promo, la sĂ©curitĂ©… 

Qu’est ce qui a changé depuis 2001 sur l’accueil artistes et les loges ?

Sophie : Ça partait de très loin, on a vu beaucoup d’amĂ©liorations et de changements au cours de ces dernières annĂ©es ! Les loges et l’accueil des artistes se sont beaucoup professionnalisĂ©s. Avant, les artistes mangeaient au catering bĂ©nĂ©voles et il y avait une certaine proximitĂ© avec les gens. Mais avec des tĂŞtes d’affiches de plus en plus importantes et exigeantes, ce système n’était pas tenable et nous avons dĂ» sĂ©parer l’espace artistes de l’espace bĂ©nĂ©voles. Beaucoup ont Ă©tĂ© déçus de ce changement car il y a moins d’échanges avec les artistes mais c’est un mal pour un bien. 

Robin : Quand on a commencé il y avait moins d’artistes et les prods étaient plus modestes. Aujourd’hui les prods sont devenues de plus en plus importantes donc on a eu besoin de plus en plus de structures. Avant les artistes étaient logés dans des caravanes américaines, maintenant les loges sont “en dur” sous des chapiteaux. Comme le dit Sophie, le catering a bien évolué. Les artistes mangent entre eux des repas préparés par le lycée hôtelier de Granville et avec une proposition plus pointue en termes de qualité et de diversité. On a aussi beaucoup développé les télécommunications avec le WiFi partout, un bureau de production sur le site, etc. Cette professionnalisation a suivi le développement naturel du festival. 

L’outil de travail a été optimisé : le but est d’avoir le moins de manutention possible. Par exemple, on a privilégié le bar et la terrasse qui sont des espaces de convivialité communs plutôt que de mettre un frigo dans chaque loge. 

Avant tout Ă©tait scindĂ© : la programmation, la communication, la production, la technique… L’accueil des artistes Ă©tait flou et la crĂ©ation de ce poste de coordination a permis de fluidifier la communication interne entre tous les pĂ´les et de mieux accompagner les groupes dans leur journĂ©e au festival. Cela a beaucoup soulagĂ© notre Directeur technique Matthieu, qui Ă©tait le contact privilĂ©giĂ© avec tous les rĂ©gisseurs sur des sujets qui n’étaient pas forcĂ©ment de son ressort. 

Les loges en 2008 : 

© Robin Godet 

Les loges en 2019 : 

© Nicolas Merienne

Vous faites quoi pendant les 3 jours du festival ? 

Sophie : Globalement je manage. J’ai une équipe entre 7 et 9 personnes réparties sur scène et dans les loges. Pour les personnes à l’aise je leur donne des têtes d’affiche à suivre toute la journée, et pour les autres, des artistes moins connus. Je gère les demandes farfelues et de dernière minute, je réponds aux attentes des artistes quand les gens de l’équipe ne peuvent pas y répondre. 

J’arrive Ă  8h, je commence par passer l’aspirateur partout ! Ensuite une Ă©quipe va prĂ©parer les plateaux d’accueil (fruits, grignotage, bonbons) en faisant attention aux allergies, intolĂ©rances et en respectant scrupuleusement le rider. Vers 10h on s’occupe de la mise en place dans les loges, puis je commence l’accueil des groupes qui arrivent au compte goutte. Ă€ chaque fois qu’un groupe arrive je fais le point avec le rĂ©gisseur, notamment sur les demandes spĂ©cifiques sur scène ou dans la loge. On fait le point ensemble sur les interviews prĂ©vues ainsi que sur les runs (transport d’artistes ou de techniciens entre le festival et l’extĂ©rieur – gare / hĂ´tel / aĂ©roport….). Puis j’affecte une personne de mon Ă©quipe au groupe et cette personne le suivra toute la journĂ©e. Tout au long de la journĂ©e je manage mon Ă©quipe, je recherche les produits demandĂ©s Ă  la dernière minute car les artistes sont très exigeants ! 

L’amplitude horaire est très intense, de 8h à 4h du matin pendant 3 jours. Les missions sont hyper vastes, ça va de nettoyer les toilettes à préparer l’apéro, aménager la décoration mais aussi discuter avec les artistes… C’est vraiment très polyvalent !

Robin : Généralement les tourbus arrivent la nuit qui précède le concert. Je les accueille au réveil le lendemain matin, Je leur donne les pass et accès, leur explique le fonctionnement de la journée, et je leur fais un tour de la zone backstage. Je leur montre leur loge, leur présente Sophie, puis le régisseur technique de la scène ou ils jouent puis je passe au bureau de la communication pour faire un point promo et vérifier les interviews. Ensuite, on vérifie le planning des runs et on voit pour les listes d’invitations des groupes, les déclarations SACEM et les demandes de dernière minute.

Les groupes arrivent tout au long de la journée donc c’est rebelote à chaque fois. Et tout au long de la journée je gère les imprévus : prévoir avec la sécurité les escortes nécessaires en montée et descente de scène, anticiper les problèmes de circulation pour s’assurer que les véhicules des artistes arrivent sur le site à l’heure et au bon endroit,  Il faut parfois mettre en place des voitures de sécurité qui les escortent jusqu’à l’entrée du site du festival…

La demande la plus farfelue ?

Sophie : J’ai eu une demande très bizarre, le jambon-beurre-twix… Certains régisseurs sont exigeants et intransigeants mais d’autres sont beaucoup plus relax. 

Robin : On nous a demandé 24 boîtes de pâtée pour chats…. On l’a fait !
Étant isolés à Saint-Laurent-de-Cuves, on a pas de grandes villes à proximité et c’est parfois difficile pour nous de répondre à des demandes de dernière minute.
On voit quand même que les demandes sont de plus en plus rationnelles, les exigences sont moins sur l’alcool mais plus sur la nourriture (régimes spécifiques, allergies…). Les productions contrôlent pas mal et elles savent aussi qu’à Papillons de Nuit on sait accueillir !

L’artiste le plus sympa ?

Sophie : L’équipe de Tryo qui nous a invité dans sa loge et qui a fait le punch elle-même !
Yannick Noah est très naturel également, il est au contact des gens et te parle normalement. 

Robin : Rachid Taha qui était hyper sympa et à l’aise. Je me souviens aussi des membres du groupe Idles qui etaient très friendly et prévenants avec les équipes du festival. Le bassiste avait même porté la marinière des bénévoles pendant son concert ! 

* Sophie a 38 ans, elle est thérapeute & coach de vie à Brécey. Bénévole depuis 18 ans, Sophie intègre les loges en 2005 avant d’en devenir responsable et d’intégrer le conseil d’administration de R.O.C. en Baie en 2010.

* Robin a 35 ans et travaille pour la société de production de concerts Mélodyn à Nantes. Arrivé en 2007 en tant que stagiaire, Robin est ensuite bénévole dans l’équipe communication (blog, photo). En 2009, il intègre la commission programmation et en 2012 il devient responsable de l’accueil artistes.

Les portraits ont été pris par © Amandine Vignal

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