Ceux qui font le festival #4 : la restauration et la buvette 🍔🍺

Nombre d’entre vous savent que Papillons de Nuit est organisé par une association. Mais savez-vous qui sont celles et ceux qui composent R.O.C. en Baie ? Ils sont 27 administrateurs et 3 salariés répartis dans différentes commissions (restauration, programmation, communication, sécurité…) et oeuvrent toute l’année pour faire de P2N l’événement inoubliable que vous connaissez tous. 

Le moment est venu de valoriser ces bénévoles passionnés, ces personnes qui donnent de leur temps, sans compter, pour que vous puissiez vivre 3 jours formidables. Ils s’appellent Christophe, Sylvain, Nicolas, Sophie, Clarisse, Fanny, ils ont 30, 40, 50 ans, ils sont agriculteurs, instituteurs, retraités et ils seront tous mis à l’honneur. Plusieurs fois par semaine, vous retrouverez une interview avec les différentes commissions du festival et les bénévoles qui les composent. 

Cette semaine, c’est les responsables des commissions restauration et buvette que vous allez découvrir. Rencontre avec Fanny, Francis, Axel, Christophe et Stéphanie pour tout savoir sur ceux qui font en sorte que vous avez l’estomac rempli pendant le festival ! 

Comment travaillez-vous avec vos fournisseurs sur une année ? 

Axel*: On essaye le plus possible de travailler avec des fournisseurs au plus proche de l’événement pour essayer de réduire l’impact carbone, puisque notre festival est engagé depuis de nombreuses années sur “l’éco responsabilité” et de faire marcher les commerces, artisans, fournisseurs locaux . Ensuite vient le choix des produits que l’on veut mettre en vente sur notre manifestation : à partir de là, commence notre recherche de fournisseurs. Il est bien entendu que l’on fait de notre mieux pour travailler en collaboration avec nos partenaires existants ou prospects. La confiance est primordiale dans le choix de nos fournisseurs ! Les fournisseurs sont aussi là pour nous conseiller dans le choix des produits concernant : la composition, le goût, la mise en œuvre…

Christophe* : Nous avons des rapports privilégiés avec nos fournisseurs, nous travaillons avec la majorité d’entre eux depuis plusieurs années. Nous les considérons comme des “ partenaires-fournisseurs”. Cela signifie qu’ils nous aident à évoluer pour toujours proposer à nos festivaliers des plats qui peuvent satisfaire au plus grand nombre. Nos fournisseurs sont souvent présents pendant les trois jours du festival et ils sont à l’écoute des remarques et des suggestions. Les bénévoles restauration ont un rôle important également dans la remontée d’informations !
Nous rencontrons nos fournisseurs plusieurs fois dans l’année :
– Dès l’édition achevée, nous faisons un point ensemble afin de noter les points positifs mais surtout les modifications à apporter.
– Ensuite, en septembre, nous nous rencontrons afin de mettre en place les nouveautés
– Fin janvier , nous faisons ensemble une pré-commande des articles
– Puis vers le mois de Mars nous validons les commandes en fonction du nombre de billets vendus.

Fanny* : Pour la partie bar, ça fonctionne un peu dans la même idée que la restauration. Tout au long de l’année nous restons en contact avec nos prestataires et avançons ensemble afin de proposer le meilleur chaque année. Il s’agit véritablement d’un travail d’équipe. Lors d’une édition nous profitons des 3 jours pour échanger avec nos prestataires sur site. Des deux côtés nous constatons des points forts et des points faibles.
A l’issue de l’édition nous faisons un bilan (soit en se rencontrant ou bien par mail ou téléphone) avec les forces observées et les améliorations à travailler. Selon les prestataires ce bilan s’étale de juin à novembre.
De cette manière, nous commençons à travailler pour l’édition suivante dès le mois de septembre. A partir de ce moment, nous échangeons en permanence afin de finaliser les détails jusqu’au jour J (jour d’arrivée des prestataires sur site), aussi bien à propos des articles mis en vente que du fonctionnement pour les nouveaux prestataires.
Chaque année nous travaillons dès septembre pour organiser des nouveautés et prendre contact avec des nouveaux prestataires.

Des évolutions des modes de consommation ?

Axel : Les modes de consommation changent très vite et il est à la fois indispensable d’aller là où les consommateurs veulent que l’on soit et difficile de répondre à toute les exigences des festivaliers. Mais on essaye le plus possible d’embellir nos propositions de plats tout en gardant la qualité. Du végétarien au viandard en passant par le traditionnel casse-croûte saucisse au sucré des chichis, gaufres, crêpes… Depuis 5-6 ans l’évolution du mode de consommation penche vers des produits plus naturels, bios, éco responsables, locaux…

Christophe : Les modes de consommation ont beaucoup évolué en vingt ans.Impossible maintenant de ne pas utiliser les éco-emballages. Nous étions précurseurs dans ce domaine si bien qu’au début nous avions du mal à nous approvisionner sur ces types de conditionnement. Ensuite, la demande des festivaliers à également évolué et c’est pour cela que nous proposons depuis plusieurs années des plats végétariens, des plats chauds au chapiteau et le stand de produits régionaux.

Fanny : La consommation a évolué depuis les premières éditions du festival. La gamme de boissons s’est étoffée au fil des années. Dans un premier temps il y a eu de la bière (Stella ou Leffe), des softs, du vin, du cidre, du café. Nous pouvons maintenant ajouter un stand de bières spéciales, des cocktails Marquestau (à base d’Armagnac), des stands de nouveautés de boisson (type Jack Daniel’s, Passoa) et bientôt un nouveau stand normand.  Nous avons également un service de boisson ambulant (Le Désoiffeur).
Nous tenons à conserver notre environnement le plus propre possible et c’est pour cela que très tôt nous avons décidé de ne plus utiliser de gobelets jetables et nous les avons remplacés par des gobelets réutilisables (EcoCup, en 2010!). Et depuis 2019, nous avons aussi des pailles comestibles biodégradables (Switch Eat). 

La préparation des sandwichs ! © Aurèle Bossan

Travailler en local ça représente quoi pour vous ?

Axel : La situation géographique de notre évènement est en plein désert culturel et le sens même de notre association est fondé sur : « apporter de la culture en zone rurale”. En ayant comme cause essentielle cette dernière, je ne vois pas comment on pourrait ne pas travailler local. En restauration, “le consommer local” est dans toutes les têtes des festivaliers et bénévoles de nos jours, et d’autant plus en cette crise sanitaire qui nous a ouvert les yeux sur certaines choses. La saucisse est produite dans l’enceinte même du festival, chez l’entreprise Leforgeais. Elle ne parcourt que 100 m pour être dégustée.

Christophe : Roc en baie, l’association qui organise le festival, a pour but de promouvoir la culture dans son environnement géographique. Donc travailler en local fait partie de notre “cahier des charges“ .
Cela rend l’exercice plus ardu car si l’on prend l’exemple les 25000 baguettes que nous achetons, la facilité consisterait de les acheter chez une grande enseigne de distribution mais nous avons toujours fait le choix de nous approvisionner chez les artisans situés environ à 10 km du site.
Le but du festival est de promouvoir les talents de notre région. Le “travailler en local” est donc pour nous une obligation.

Fanny : L’intérêt de ce festival est d’amener la culture dans un endroit isolé. Et finalement, même si ce n’était pas le but premier, le festival a une autre vocation, rayonner sur la région. Donc travailler au maximum en local est une manière supplémentaire de donner vie à notre belle région et de faire découvrir des produits locaux.

Francis* : Le festival permet de donner vie par le biais de la musique à notre région. Travailler en local au maximum pour le festival, permet de développer l’activité normande et donne une visibilité à nos entreprises pour promouvoir leurs produits et ainsi se développer. Dans une région désertée, travailler en local prend donc tout son sens.

L’importance des bars et de la restauration pour le festival ?

Christophe :  Les festivaliers viennent principalement au festival grâce à la qualité de notre programmation. Mais nous savons également que ce n’est pas leur unique motivation. La qualité des différents services que nous mettons à leur disposition est également importante et nous apportons une attention toute particulière à nos bars et stands de la restauration. Nous devons constamment innover afin de satisfaire le plus grand nombre , Les premières années, nous proposions uniquement le traditionnel sandwich saucisse/frites qui reste un best-seller encore aujourd’hui . En vingt ans, les évolutions ont été nombreuses :
– Création des plats chauds
– Création des produits régionaux
– Mise en places des éco-emballages
– Proposition de plats végétariens
– Le bar à tripes. Lieu unique que l’on ne retrouve nul part dans les autres festivals !
Ces multiples propositions ont pour but d’apporter à nos festivaliers des plats pour tous les goûts et tous les budgets ! De plus, étant un festival très peu subventionné, les recettes des bars et de la restauration représentent le deuxième poste de rentrée d’argent derrière les recettes de la billetterie.

Fanny : Les bars et la restauration sont des lieux privilégiés où les festivaliers se retrouvent entre eux et avec les bénévoles. C’est un moment de partage et de convivialité. Tout le monde se retrouve dans un moment de fête, c’est ce qui contribue à la bonne ambiance du festival. Au niveau du festival ces postes représentent une rentrée d’argent extrêmement importante pour le bon fonctionnement du festival et surtout pour faire perdurer celui-ci. Comme l’a dit Christophe, le festival est autofinancé quasiment dans sa totalité, d’où l’importance de la restauration et des bars.  

Francis : Il s’agit d’un espace de convivialité, qui fait partie de l’âme du festival. Auprès de ces stands règne une ambiance de fête, de retrouvailles, de joie. Le festival vit par sa musique mais aussi grâce à l’ambiance autour qui crée une bulle intemporelle.

Les bars en pleine organisation © Aurèle Bossan

Vous faites quoi pendant le festival ?

Axel : Je commence par mon petit déjeuner parce qu’un sac vide ne tient pas debout! Ensuite je ramasse et remet en place les classeurs de traçabilité des produits (étiquette d’emballage des produits consommés) et je rejoins l’équipe de nettoyage des stands de restaurations pour leur filer un coup de main et surtout pour échanger de bon moment de rigolade avec nos mamies Saint Laurentaises !  Ensuite vient l’heure de l’apéro 😉 J’accueille ensuite les bénévoles (pointage, briefing et prise de postes). Pendant la période creuse (hors heure de repas), j’en profite pour rencontrer nos partenaires fournisseurs pour échanger et faire un tour des coulisses du festival. Arrive l’heure de pointe : c’est le rush ! À la fin de la soirée, je nettoie le stand et je fais l’inventaire. Et pour finir, boire un petit coup et dodo. 

Christophe : Tout d’abord le matin, nous faisons l’appoint sur l’ensemble des stands (couverts, condiments, aliments etc). Juste avant l’ouverture du site, je vérifie que tout soit prêt dans les stands et nous accueillons les premiers bénévoles afin de leurs expliquer les règles d’hygiène puis nous leurs affectons leurs tâches (grillade, vente, préparation des plats etc … ). Tout au long de la journée, je contrôle les ventes afin de vérifier qu’elles sont conformes à nos attentes . Cela nous permet d’ajuster l’organisation au dernier moment. Je réponds aussi aux questions de mes différents responsables de stand afin de résoudre les points bloquants.
Ensuite, en tant que membre du CA, j’organise des visites à des partenaires ou d’éventuels fournisseurs par exemple. Il m’arrive également de répondre aux questions de journalistes intéressés par notre organisation.
Il y a plusieurs pôles restauration sur le site : pôle sandwichs, restauration assise sous les chapiteau, produits régionaux, restauration bénévole, catering artistes, catering sécurité / secours, et la restauration du VIP (une rôtisserie et formules traiteur).

Stéphanie* : Je fais ma commande chez tous les boulangers locaux 2 mois avant le festival pour m’approvisionner en baguettes et croissants (300 baguettes et 1650 croissants pour 10 000 festivaliers sur le camping). Ma journée de travail commence à 6h45 avec les petits déjeuners du pôle sécurité sur site et ensuite je file sur le camping jusqu’à 13h. Je réceptionne les commandes sur place et j’accueille les bénévoles. Il y a une vingtaine de bénévoles, 2 charrettes pour le camping et la voiturette qui sert à chercher des produits en rupture de stock sur le site au bâtiment du festival (gobelets, serviettes…) L’après-midi je retourne aider sur le site et j’assiste aux concerts  ! 

Fanny : Dès le matin il faut faire un tour de tous les stands afin de vérifier l’approvisionnement, ainsi que la bonne tenue des stands. A ce même moment nous croisons certains prestataires pour faire le point sur la situation des stocks. En début d’après-midi nous faisons un point avec les responsables présents pour aider à la gestion des stands et effectuer des ajustements si besoin. Ensuite nous nous répartissons sur tous les stands afin d’accueillir les bénévoles et de refaire un point sur les consignes d’hygiène, de sécurité et de bon fonctionnement des bars. J’ajuste encore une dernière fois les stocks avec l’arrivée des derniers prestataires sur site. À l’ouverture du festival je reste majoritairement dans un des bars afin de vérifier la bonne mise en place.
Les bars sont répartis en plusieurs points du site : 3 bars, bières spéciales, bar à cocktails, bar normand, bar VIP géré par un prestataire, désoiffeurs, bars à la marque de la boisson (Passoa, Jack Daniel’s). Il faut également ajouter des besoins en boisson pour l’organisation (en cas de problème de réapprovisionnement au cours de l’événement, autrement chaque pôle est géré par son responsable) : bar bénévoles, restauration bénévoles, catering artistes, pôle sécurité. 

Francis : Je suis sous les ordres de ma fille Fanny. Elle me commande pendant le week-end 😉 !
Pendant le festival j’aide à la gestion des stands, à l’approvisionnement, ainsi qu’à la gestion des problèmes rencontrés par les bénévoles. Je participe également à l’amélioration des stands en fonction des remontées effectuées au cours du festival par les bénévoles et les prestataires.  

La restauration bénévoles © David Gallard 

Le repas idéal à P2N ? 

Axel : Sans hésitations, un bon gros boudin noir bien chaud avec une compote de pomme tiède ! 

Christophe : Sans la moindre hésitation, le travers de porc frites . Puis ensuite selon mon humeur, soit une tartiflette au chapiteau ou un confit de canard aux produits régionaux . Ah oui, évidemment dans le WE du festival impossible de passer à côté du sandwich saucisses .

Stéphanie : Idem ! J’adore le travers de porc frites bien grillé. Ou du jambon grillé. Et les Chichis ! 

Fanny : Le repas idéal pendant le festival c’est sandwich saucisses frites avec un petit cocktail Marquestau ou une Triple Karmeliet ou un verre de cidre (bien sûr avec modération 😉) 

Francis : Le travers de porc même si le plat le plus mangé pour ma part est l’incontournable sandwich saucisse. 

* Axel a 31 ans. Il est commerçant spécialisé dans la vente de vêtements professionnels. Bénévole depuis 12 ans, il est également vice-président en charge de la restauration. 

* Christophe a 47 ans. Il est responsable de production dans l’industrie. Bénévole depuis l’origine du festival, Christophe est également le vice-président administratif & financier de l’association.

* Fanny a 30 ans. Elle est responsable production et développement pour une entreprise pharmaceutique. Elle est bénévole depuis 12 ans avec son père Francis et est vice-présidente en charge des bars. 

* Francis a 54 ans. Il est ouvrier dans l’industrie des arts de la table. Il est bénévole depuis 12 ans dans la commission bars. 

* Stéphanie a 45 ans. Elle est employée communale. Bénévole depuis 16 ans, elle est responsable des petits déjeuners sur le camping depuis 2010.