Nombre d’entre vous savent que Papillons de Nuit est organisé par une association. Mais savez-vous qui sont celles et ceux qui composent R.O.C. en Baie ? Ils sont 27 administrateurs et 3 salariés répartis dans différentes commissions (restauration, programmation, communication, sécurité…) et oeuvrent toute l’année pour faire de P2N l’événement inoubliable que vous connaissez tous.
Le moment est venu de valoriser ces bénévoles passionnés, ces personnes qui donnent de leur temps, sans compter, pour que vous puissiez vivre 3 jours formidables. Ils s’appellent Christophe, Sylvain, Nicolas, Sophie, Clarisse, Fanny, ils ont 30, 40, 50 ans, ils sont agriculteurs, instituteurs, retraités et ils seront tous mis à l’honneur. Plusieurs fois par semaine, vous retrouverez une interview avec les différentes commissions du festival et les bénévoles qui les composent.
Cette semaine, rencontrez les membres de la commission sécurité, ceux qui assurent votre tranquillité pendant les 3 jours du festival. Focus sur Sylvain R., Sylvain A., Sébastien et Jean-Pierre !
Quelles sont vos missions à l’année ?
Jean-Pierre : Je rencontre les centres IME et ETP, pour toujours garder un lieu avec ces instituts, je gère les inscriptions des personnes souhaitant venir à la plateforme PMR. En amont du festival, je m’occupe également de l’entretien de la plateforme PMR (peinture, ponçage, remise à neuf de la boiserie le cas échéant). Tout au long de l’année, je suis dans l’équipe des bricoleurs de l’association, nous travaillons tous les mardi à l’entrepôt du festival.
Sylvain R : Je m’occupe de la gestion de la commission sécurité avec Sebastien et Sylvain A : j’organise les réunions de sécurité, je prépare les dossiers de sécurité, je participe aux différentes réunions de commissions liées à la sécu, je fabrique des laissez passer (organisation, riverains, partenaires, artistes….) avec ma femme Patricia. Je suis également en recherche de parkings disponibles pour le festival et j’édite les plans de circulation avec Denis, Sylvain A et Patrice.
En tant que coprésident j’ai également d’autres missions, notamment un travail de représentation auprès des élus, des partenaires, de la presse et des médias. Je m’occupe également des relations avec les riverains.
Sylvain A : Je co-gère la commission sécurité avec Sylvain R. Je suis responsable en particulier de la sécurité extérieure (camping, parkings, bourg, riverains). Tout au long de l’année je recherche des parkings et m’occupe du défraiement des agriculteurs sollicités. J’étudie aussi les plannings des agents de sécurité avec Sylvain R et Sébastien.
Sebastien : Je suis responsable de la sécurité intérieure du site. Je participe également à la commission site, et m’occupe du montage.
Comment se passent les relations avec les différents services de l’État (gendarmerie, préfecture, pompiers…) ?
Sylvain R : Les relations sont bonnes. On fait des réunions globales de commission sécurité puis des réunions avec chaque service distincts (boîtes de sécu), quelques réunions avec les gendarmes et d’autres avec les pompiers.
Avec les gendarmes on discute de l’installation et de la mise en place des bungalow, de l’effectif, des horaires, des plans (parking et site), de la gestion des gendarmes en civil…
Auprès de la sous préfecture je présente le dossier de sécurité lors d’une réunion, trois semaines avant le festival.
Le jeudi après midi (veille du festival) il y a une commission de sécurité (demandée par le maire de Saint-Laurent-de-Cuves à la sous préfecture) : lors de cette visite le chapiteau restauration qui accueille du public est vérifié puis on fait le tour du site. Lors de cette visite, j’explique le site et les différentes installations (scène, entrée, stand). Il y a un représentant préfecture, un représentant sous préfecture, le service de gendarmerie, des élus. Suite à cette visite de sécurité et suite à la réunion de présentation du dossier nous recevons le vendredi matin (jour de l’ouverture du festival) un mail de la préfecture qui nous indique si nous avons le droit ou non d’ouvrir le site au public.
Comment se monte un dossier de sécu ?
Sylvain R : Le dossier de sécurité fait 90 pages. On commence mi-mars (3 mois avant le festival). On le reprend d’année en année en faisant la mise à jour. Nous devons également demander au maire son accord pour organiser le festival. Avec ma femme Patricia, on passe 3 week-ends complets à monter le dossier de sécurité qui s’organise comme suit :
- présentation du festival
- copie des différentes conventions (convention SDISS relatives aux risques incendies), convention gendarmerie, convention de l’UNASS (secours)
- différents courriers administratifs : lettre de l’association au maire, lettre du maire à la sous préfecture, différents arrêtés élaborés (arrêté communal Saint-Laurent-de-Cuves, Brécey, arrêté départemental pour ce qui concerne la circulation et le stationnement)
- copie des différents plans (circulation, parking, site, camping)
- devis et documents administratifs signés des sociétés de sécurité
En lien avec les différentes sociétés de sécurité on s’occupe des demandes de palpation à la préfecture, des arrêtés d’autorisation d’exercer sur la voie publique (car les agents de sécurité exercent habituellement sur voie privée). Ces arrêtés sont nécessaires pour couvrir les agents.
Comme on n’est pas dans une ville, on ne bénéficie pas de services publics (pas de police municipale) donc on doit créer un pôle gendarmerie (c’est un service payant depuis 2018). En plus de payer ce service, on loue des bungalows pour les gendarmes, on leur fournit le petit déjeuner, le repas (fait par un traiteur), ils sont logés aux frais de l’association. Cela représente 1 300 repas dans le week-end !
Il y a combien d’agents sur le site / de personnel de secours ?
Sylvain R :
- Pompiers : 40 pendant les concerts et 9 en dehors des heures de concert. Les pompiers ne sont pas sur le camping
- Agents de sécurité : 140 en tout répartis sur 2 sociétés du jeudi midi au lundi midi
- Gendarmes : ils sont plus difficiles à comptabiliser. Il y en a une cinquantaine sur le site, mais on ne compte pas ceux à l’extérieur. Le vendredi ils sont plus nombreux car ils font des contrôles.
- Secours (UNASS) : 12 sur le camping
- On a également la prévention sur le site et sur le camping
®Nico M Photographe
Quel impact l’augmentation des coûts de sécurité a sur le festival ?
Sylvain R : Depuis les attentats de Nice 2016, les coûts de sécurité ont augmenté de 25 %. Il y a aussi une augmentation naturelle. On a dû s’équiper en vidéo protection, on a besoin de plus de bénévoles, plus d’agents, on doit louer des camions et du matériel pour les barrages routiers. Au total cela représente 230 000 euros soit 7% du budget total.
Sylvain A : C’est un budget difficile à comprimer, la sécurité est un poste essentiel pour la réussite du festival. Beaucoup de nos festivaliers sont jeunes , notamment sur le camping ou l’on retrouve beaucoup de mineurs et on ne peut pas diminuer le nombre d’agents si on veut fidéliser et rassurer notre public. Les incidents à Papillons de Nuit sont assez anecdotiques, cela contribue à la confiance que nous accorde les services de l’État.
Comment se gère la plateforme PMR ?
Jean-Pierre : Je fais les enregistrements des inscriptions en amont du festival via internet puis je m’occupe du montage de la plateforme PMR la semaine avant le festival. Pendant le weekend du festival, je fais l’accueil, l’accompagnement et l’installation des personnes à mobilité réduite sur la plateforme. Je suis aidé par une équipe de 5 bénévoles
Un bus affrété par la Mapad de Brécey permet de transférer les personnes du parking PMR jusqu’à la plateforme.
Chaque personne accédant aux concerts est scannée, au niveau du parking PMR, par le biais d’une douchette.
Le plus gros stress à chaque édition ?
Jean-Pierre : Trop de réservations par rapport à la grandeur de la plateforme et la météo !
Sylvain R : Le vent, la météo, l’éventuel mouvement de foule (même si on en a jamais eu!), les personnes qui sont en situation grave ou qui ont des soucis de santé…
Sylvain A : Le vendredi soir ! Le vendredi c’est la grosse journée avec la mise en place du site, l’ouverture, les bouchons sur les routes car malheureusement tout le monde arrive en même temps après l’école ou le travail. Cet afflux se retrouve aux entrées entre 20h et 22h. A partir de 23h si tout va bien, on commence à souffler!
Sébastien : La tempête du vendredi 2019. Les barrières tombaient avec le vent. Nous avons fini l’aménagement du site en même temps qu’à l’ouverture du public. C’était chaud et c’était que le début. Ensuite, le sous-préfet voulait les relevés des anémomètres des scènes toutes les 10 minutes. En même temps, j’envoyais l’équipe de maintenance réparer des barrières qui se couchaient, je déplaçais des bénévoles pour qu’ils cherchent des blocs de bétons pour maintenir des barrières. C’était la folie.
Le vendredi de Stromae en 2014 était tendu aussi. Nous voyons des festivaliers compressés contre les barrières tellement que ça poussait. Le vendredi est toujours stressant. Il faut finir de bien clôturer le site pour ouvrir à l’heure. Les festivaliers sont excités que le festival commence. Il faut anticiper les coups de bourgeons aux entrées.
®Nico M Photographe
Vous faites quoi pendant le festival ?
Sylvain R : Je suis en astreinte du jeudi midi au lundi midi. Je débute ma journée à 8h avec la mise en place des équipes, la finalisation du pc sécu/pompiers/gendarmerie, le dispatch du matériel, briefing. J’attribue les talkies à toutes les commissions, je fais la répartition des extincteurs.. Plein de choses !
Le vendredi après-midi, j’organise une visite de courtoisie générale du site avec différentes personnes représentants de l’état (sous préfet, préfet, sénateur). À partir de l’ouverture des portes je m’occupe de la gestion des événements tout au long du week-end et qui sont liés à la sécurité, aux secours, à la météo, à la gestion des litiges (riverains par ex), à la circulation, aux parkings…
Le samedi et le dimanche matin je fais une réunion de débriefing avec tout le monde et avec les responsables des entrées et du parking. Le dimanche je fais également la visite du site avec la presse, je participe aux conférences de presse et je fais des rencontres avec quelques partenaires pendant le weekend. Je m’occupe également des escortes artistes, tour bus, voitures, des escortes des loges aux scènes avec des agents de sécurité… J’essaye également de passer tous les jours sur le site voir les responsables et les bénévoles. Je jauge l’état d’esprit des festivaliers et m’occupe de la gestion des litiges à l’accueil avec Isabelle.
Sylvain A : Je m’occupe de la surveillance des routes, parkings, campings, des escortes artistes. Je suis en permanence en relation avec le responsable de la boîte de sécurité extérieure (MAG Sécurité). Il faut vérifier quasi 24h sur 24 que les consignes de sécurité soient respectées (feux non autorisés, camping sauvage, montage de structures sur le camping). Je passe voir nos amis campeurs pour essayer de convaincre certains de laisser leur emplacement le plus propre possible à leur départ, ce n’est pas toujours simple. Le lundi le camping est triste à voir, surtout si le temps n’est pas de la partie! Il ne faut pas oublier que le camping est gratuit et qu’on autorise beaucoup de choses. Ce sont des bénévoles souvent pas très jeunes qui participent au nettoyage qui peut durer plusieurs jours. J’oriente aussi les festivaliers qui sont perdus (surtout en fin de soirée et je passe voir les riverains pour les rassurer.
Sébastien : Avant chaque jour d’ouverture, je fais le tour du site avec les pompiers. Nous vérifions les accès et les issues de secours. Je vérifie qu’il ne reste rien de gênant sur le site. Une fois que le site est ouvert, je surveille le flux des festivaliers pour informer les entrées du coup de bourg qui se prépare. Je marche sur le site pour surveiller que tout se passe bien, que les agents de sécurité soient bien en place, ainsi que les bénévoles. Je modifie ce que je peux faire, sinon j’envoie l’équipe de maintenance. On m’appelle quand il y a un problème et je préviens la maintenance concernée (problème électrique: maintenance énergie, manque de papier toilette : je préviens le runner pour qu’il refasse le stock, problème de barrières : maintenance terrain, toilettes bouchées : maintenance sanitaire; …).
Je passe voir les responsables des stands pour savoir si tout va bien. Nous escortons les artistes avec les Sylvain. Nous leur facilitons le passage dans le bourg. Nous les escortons à l’entrée et à la sortie de scène. J’informe les responsables des stands de buvettes et de restauration de la fermeture du site, pour qu’ils arrêtent de servir les festivaliers. J’accompagne, avec les Sylvain, les agents de sécurité pour vider le site. Une fois le site fermé, on se retrouve avec les Sylvain pour refaire de la surveillance sur les parkings et le camping.
On se repose 2 ou 3 heures et nous nous retrouvons le matin pour faire un débriefing de la veille, avec les services de sécurité (pompiers, gendarmes, UNASS, Préventions, le Maire, boîtes de sécurité), ainsi que des responsables de commissions (Président, entrées, circulations, prévention, sécurité bien entendu!). A l’issue de cette réunion, nous préparons le site pour sa réouverture.
* Sylvain R. a 49 ans. Il est responsable de production. Bénévole depuis 18 ans, il en assure la coprésidence avec Patrice depuis 2020.
* Sylvain A. a 36 ans. Il est agriculteur. Il est bénévole et membre de la commission sécurité depuis 12 ans.
* Jean-Pierre a 49 ans et est confectionneur dans l’industrie pharmaceutique. Bénévole depuis 16 ans, il s’occupe de la PMR depuis 2006.
* Sébastien a 36 ans et est magasinier. Il est bénévole depuis 13 ans et s’occupe de la sécurité intérieure du site.
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